Producción de eventos: cinco profesionales que debes tener

¿Vas a producir un evento? Comprueba qué profesionales son indispensables

La producción de eventos es un área bien compleja. Son varios los temas de que tratar – es un proceso que empieza meses antes de la fecha programada del evento en sí y termina algunos días después, gracias al periodo de acciones después del evento.

Con tantos detalles, tal vez te olvides de algunos de los profesionales más importantes para la realización de un evento. Cuando te des cuenta, ya te faltará el tiempo.

Para que eso no te pase, hemos separado una lista con cinco profesionales esenciales en cualquier tipo de evento. Así, todo te saldrá bien y tu evento superará las expectativas de los participantes y los invitados – aun las tuyas.

Cinco profesionales esenciales para tu evento

Con esa lista, tendrás un asunto menos por que preocuparte en tu evento.

1. Profesionales de marketing

Para que cualquier evento sea todo un éxito, es esencial contar con la presencia de los participantes – de lo contrario, la planificación no habrá sido eficiente. Para que se ocupen todas las sillas, necesitarás a profesionales de marketing.

Con todos los conocimientos técnicos y prácticos necesarios, los profesionales de marketing difundirán las acciones de divulgación para que el público objetivo se entere de tu evento.

Las acciones pueden difundirse en sitios web, portales, redes sociales, radios, periódicos y revistas especializadas, además de varias otras posibilidades, siempre con el objetivo de atraer a personas relacionadas con el tema de tu evento.

Además, los profesionales de marketing también pueden actuar en el periodo posterior al evento a través de la recopilación de informaciones y opiniones de los participantes. Con eso, la próxima edición de tu evento podrá ser aún mejor.

2. Guardias de seguridad

Para tener el mejor aprovechamiento posible en tu evento, es fundamental que todos los participantes, invitados y colaboradores estén seguros y tranquilos. Eso pone a los guardias entre los profesionales obligatorios.

Sea cual fuere el horario, el tema o la cantidad de personas esperadas, hay que hacer lo posible para garantizar condiciones perfectas de seguridad in situ y, así, evitar posibles conflictos que puedan ser provocados por otras personas o aun los participantes de tu evento.

El equipo de seguridad preparará un plan con antelación para que sepa exactamente dónde estar y cómo actuar en caso de cualquier tipo de inconveniente. De este modo, tu evento sucederá en perfectas condiciones.

Cabe resaltar que la presencia de un equipo de seguridad ya reduce considerablemente las probabilidades de que ocurran problemas en tu evento. Por lo tanto, no te olvides de esos profesionales.

3. Recepcionistas

Cuando los invitados llegan, deben ser bien recibidos y encaminados adonde deben ir. A fin de cuentas, como dice el dicho, la primera impresión es la que cuenta.

Los recepcionistas son los profesionales encargados de este trabajo, cuyo impacto sirve como anticipación de lo que tu evento ofrecerá. Con una recepción educada, cordial y eficiente, los invitados se sentirán todavía más importantes y especiales.

Asimismo, les compete a esos profesionales ayudar los invitados que tengan algún tipo de necesidad especial a entrar al lugar del evento de modo que todos los participantes puedan aprovecharlo de la mejor manera posible.

Después de la recepción en sí, esos profesionales también son importantes para orientar a los invitados con relación a posibles dudas que tengan en cuanto al espacio en que realizarás tu evento, además de contribuir a la despedida de los participantes e invitados.

4. Equipos de limpieza

La mayoría de los eventos cuenta con alimentos y bebidas, que ayudan a dejar la ocasión aún más agradable para todos. Pero, con un alto número de personas en el mismo sitio, es casi seguro que habrá un vaso roto, un plato al suelo u otros incidentes así.

Los equipos de limpieza se encargan de garantizar que el lugar esté perfecto en términos de higiene, antes y después del evento y, principalmente, durante su realización.

Cualquier problema que pueda suceder con la limpieza del lugar puede ser percibido por los participantes como una señal de falta de preparación o descuido de los organizadores, lo que no es positivo para la imagen de tu evento, aunque todo lo demás esté impecable.

Puede ser que tu evento no tenga ningún problema de ese tipo, pero nunca se sabe cuándo podrá suceder. Por eso, los equipos de limpieza son fundamentales.

5. Intérpretes

Sea cual fuere el motivo de tu evento, la opinión de personas de otras nacionalidades siempre es muy valiosa, ya que demuestra que los organizadores se preocuparon por escoger a participantes idóneos de varios países. Pero puede ser que algunos de ellos no hablen portugués – ahí empieza el trabajo de los intérpretes.

Esos profesionales son capaces de traducir, en tiempo real, todo lo que dicen los conferencistas para que la comunicación sea comprendida perfectamente por todos los participantes.

Los intérpretes agregan muchísimo valor a tu evento, ya que ciertos asuntos sólo pueden ser discutidos con excelencia por personas de otros países, quienes son expertos en sus respectivas áreas.

Además, contar con la participación de conferencistas extranjeros e intérpretes llama todavía más la atención del público y, consecuentemente, aumenta las probabilidades de éxito de tu evento.

¡Organiza un evento estupendo!

Al contar con los servicios de cada uno de los susodichos profesionales, tendrás plenas condiciones de planificar un evento sensacional, del cual los invitados y los participantes saldrán plenamente satisfechos. No hay alegría más grande para un productor de eventos que ésa.

No te olvides de contratar a los empleados lo antes posible – de los profesionales de marketing, limpieza, recepción y seguridad a la empresa de traducción, que cuenta con los mejores intérpretes en su equipo. Así, no te tomarán por sorpresa y tendrás todo bajo control.

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