Legalización consular o consularización de documentos

Entérate del trámite de legalización para que documentos extranjeros valgan en otros países.

Si necesitas presentar un documento en idioma extranjero en Brasil, lo primero que hay que hacer es obtener su traducción jurada, ¿verdad? No es cierto. Antes de nada, necesitas verificar si el documento en cuestión no debe pasar por un trámite de autenticación especial, que se llama legalización consular o consularización.

Este consejo también es válido si necesitas presentar documentos emitidos en Brasil a instituciones de otros países: antes de contratar a un traductor, debes verificar si el documento debe pasar por el trámite de legalización consular o consularización.

A propósito, ¿qué es la legalización consular?

Para que un documento emitido en el extranjero pueda ser utilizado en Brasil con el debido valor legal o, entonces, para que un documento emitido en Brasil pueda surtir efecto legal en otros países, debe pasar por una autenticación especial, que se llama legalización consular o consularización, que reconoce firmas y sellos oficiales en documentos.

La legalización en sí consiste en la aplicación de un sello o una etiqueta oficial, juntamente con la firma del empleado responsable, lo que le otorga la impronta pública al documento en cuestión. Es importante tener en cuenta que la legalización no tiene el poder de reconocer la validez del contenido del documento – de este modo, si se trata de un documento falso o caduco, por ejemplo, seguirá siendo falso o caduco, aun con la legalización consular.

Ese trámite sucede de formas distintas, dependiendo si el documento se emitió en Brasil o en el extranjero. Así es:

Documentos emitidos en Brasil para el uso en el extranjero

En el caso de documentos emitidos en Brasil para el uso en el extranjero, deberás ir al Sector de Legalizaciones de la Coordinación General de Legalizaciones y la Red Consular Extranjera (CGLEG), ubicado en Brasilia, en el Distrito Federal. Otra opción es buscar una de las nueve oficinas de representación del Ministerio de Relaciones Exteriores de Brasil, que pueden encontrarse en las capitales de los estados de Amazonas, Bahía, Minas Gerais, Paraná, Pernambuco, Río de Janeiro, Río Grande del Sur, Santa Catarina y São Paulo. En las dos opciones, el servicio es gratuito.

Preferentemente, los documentos que se legalizarán deberán estar redactados en lengua portuguesa, pero también es posible presentar documentos bilingües, con tal de que uno de los idiomas sea el portugués. Será necesario presentar una traducción jurada al portugués si el documento en cuestión ha sido redactado en idioma extranjero.

Aunque el proceso de legalización no compruebe o invalide el contenido del documento, si se trata solamente de una comprobación de que fue firmado por la persona en cuestión o emitido por la autoridad mencionada, el Sector de Legalizaciones de la Coordinación General de Legalizaciones y la Red Consular Extranjera puede negarse a legalizar documentos que quebranten la legislación brasileña.

La legalización puede realizarse presencialmente y por correo certificado. En caso de atención presencial, se deberá llenar un formulario de solicitud de legalización. Se pueden legalizar hasta 10 documentos en el mismo día.

Para la atención por correo, también se debe llenar un formulario específico, que debe enviarse juntamente con los documentos que se legalizarán. Además, también es necesario enviar un sobre sellado y con la propia dirección para que la entidad pueda devolverlo por correo certificado. El plazo de devolución es de 30 días hábiles.

Documentos emitidos en el extranjero para el uso en Brasil

Para que surtan efecto en Brasil, los documentos provenientes de países extranjeros deben pasar por el proceso de legalización realizado en las oficinas consulares de Brasil ubicadas en el extranjero. Cabe resaltar que el Ministerio de Relaciones Exteriores de Brasil, ubicado en Brasilia, y las nueve oficinas regionales no pueden hacer la legalización de documentos emitidos en otros países.

Así, la legalización consular de documentos emitidos en el extranjero debe hacerse en la embajada o el consulado general de Brasil ubicado en el país emisor del documento – o la institución que tenga jurisdicción en el lugar. En este proceso, se llevará a cabo la legalización de la firma o la autenticación recogida en el documento mediante el cobro de tasas (tarifas).
Después de realizar la consularización del documento, deberá pasar por una traducción jurada para que se traduzca a la lengua portuguesa, ya que documentos redactados en idioma extranjero no surten efectos en Brasil, aunque sean consularizados.

Es importante tener en cuenta que no se pueden legalizar documentos extranjeros en Brasil – ellos solamente pueden ser legalizados por las autoridades, como embajadas o consulados brasileños ubicados en el país que emitió los documentos.

¿Debo hacer la legalización consular siempre que presente un documento emitido en Brasil en un país extranjero y viceversa?

Antes de buscar a las autoridades competentes para la realización de la legalización consular, debes saber que se dispensa ese procedimiento cuando el trámite sucede entre países con los cuales Brasil haya firmado un tratado, como Francia y Argentina.

Además, desde el 14 de agosto del 2016, Brasil pasó a integrar el Convenio para suprimir la exigencia de legalización de documentos públicos extranjeros, conocido popularmente como el Convenio de la Apostilla.

La apostilla consiste en un apunte hecho en un documento con la finalidad de autenticar su origen. En Brasil, ese trámite es coordinado por el Consejo Nacional de Justicia y se lleva a cabo en las notarías autorizadas. Se deben apostillar los documentos emitidos en el extranjero en el país de origen.

Si el documento debe traducirse, deberá pasar por ese trámite antes de ser apostillado – tanto el original como la traducción deberán recibir la apostilla, ya que son documentos independientes.