La autenticación notarial en el proceso de traducción

¿Qué es y cómo funciona la autenticación notarial en el proceso de traducción?

Después de traducir el documento, todavía hay que realizar una serie de gestiones para que valga en el extranjero. Así funciona la autenticación notarial en esos casos.

Autenticación Notarial

Puede ser que busques a un traductor porque necesitas traducir documentos como tu partida de nacimiento, tu expediente académico y tu diploma universitario para que postules a una vacante para estudiar en el extranjero. Alternativamente, puede ser que trates de organizar los papeles para aceptar la soñada vacante y poder trabajar en otro país. Además, puede ser que hagas un pedido de doble nacionalidad.

El hecho es que, aunque hayas llevado a cabo una traducción jurada de todos los documentos exigidos para el proceso, todavía existen otros requisitos que cumplir, dependiendo del país, de la institución o del organismo a que se destinan los documentos. Estas reglas pueden incluir algún proceso de certificación de la traducción, como la autenticación notarial, la legalización consular y la apostilla, por ejemplo. Estos tres trámites tratan de comprobar la legitimidad del documento presentado. Vamos a conocer las características de cada uno de ellos.

Autenticación notarial

La autenticación notarial es una certificación que indica que una copia es idéntica a un documento original. Se lleva a cabo este trámite cuando alguien debe autenticar una copia, sin limitarse a traducciones.

Para la certificación de una copia, hay que llevarla a un notario juntamente con el documento original. En la notaría se realizará la certificación. Si el documento original está en un idioma extranjero, también se debe presentar la traducción jurada para que el notario pueda autenticarlo.

Otra situación posible es la necesidad de hacer la traducción jurada con base en una copia del documento original. Así, tras autenticar la copia en la notaría, podrás solicitar el servicio a un traductor jurado. Pero, cabe resaltar que, pese a que el traductor pueda hacer la traducción jurada con base en una copia autenticada, esto no significa que será aceptada por el país o la institución a que se destina.

Cada lugar sigue reglas propias: algunos aceptan traducciones con base en copias, otros no. Debes informarte caso por caso. Ojo: de nada vale pedirle al traductor que haga caso omiso del hecho de que el documento es una copia autenticada, ya que la traducción debe ser fiel al documento original presentado.

Legalización consular

La legalización consular es un proceso parecido con el de la autenticación notarial, con la diferencia de que, en vez de realizarse por un notario en una notaría, lo hace un funcionario consular que representa diplomáticamente un país en otro.

Con la legalización consular, se trata de permitir que documentos emitidos en países extranjeros surtan efectos legales en Brasil. Esto se hace por la legalización de la firma o la autenticación en el mismo documento, siendo que, en seguida, se hace un registro notarial que comprueba su autenticidad. Hay que pagar una tasa para solicitar la legalización.

Se lleva a cabo la legalización consular en las oficinas consulares del Ministerio de Relaciones Exteriores (MRE) de Brasil ubicadas en el país de origen del documento – es decir, el Ministerio de Relaciones Exteriores que queda en Brasilia no puede legalizar documentos provenientes de otros países.

La obligación de realizar la legalización consular puede suceder aun cuando el documento extranjero acompaña la traducción jurada – todo depende de las políticas establecidas por el país o la institución que recibirá el documento. Así, en caso de que sea necesario presentar un documento extranjero en Brasil, hay que solicitar la traducción jurada y su legalización consular también, a menos que el país emisor del documento sea signatario del Convenio de la Apostilla de La Haya, que se verá a continuación.

Entre los países que no participan en el convenio y exigen la legalización consular de los documentos están Bangladesh, Canadá, Groenlandia, China (excepto Hong Kong y Macao), los Emiratos Árabes Unidos y el Líbano.

Apostilla

Desde el 14 de agosto del 2016, el Convenio para suprimir la exigencia de legalización de documentos públicos extranjeros, conocido como Convenio de la Apostilla, está en vigor en Brasil. El término apostilla es una expresión de origen francesa (apostille) y significa apunte.

El Convenio de la Apostilla forma parte del Convenio de La Haya, que cuenta con 112 países signatarios. Con ello, los documentos brasileños destinados hacia los países signatarios no necesitan la legalización consular. Así, deben ser apostillados en las notarías debidamente autorizadas – lo mismo sucede cuando documentos provenientes de esos países deben ser presentados en Brasil. El trámite dispensa la participación del Ministerio de Relaciones Exteriores, a diferencia de la legalización consular.

Entre los países que forman parte del convenio están algunos de los más codiciados por los brasileños que desean trabajar o estudiar en el extranjero, como Alemania, España, Estados Unidos, Francia, Irlanda y Reino Unido. Se puede acceder a la lista completa en el sitio web del Consejo Nacional de Justicia de Brasil.

Cabe resaltar que la participación de Brasil en el Convenio de la Apostilla no dispensa totalmente la traducción jurada de los documentos. Cada país, organismo oficial o institución tiene sus propias reglas y algunos de ellos siguen exigiendo que los documentos emitidos en Brasil pasen por una traducción jurada. Por esto, es esencial que se comprueben las exigencias de cada lugar.

Además, en caso de documentos extranjeros que deben ser presentados en Brasil, la traducción jurada sigue siendo obligatoria, aunque el país emisor sea signatario del Convenio de la Apostilla.

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