¿Cómo facilitar el envío de documentos al extranjero?

¿Tienes que enviar algún documento a otro país? Comprueba algunos consejos para que sea mucho más sencillo enviar documentos al extranjero.

Muchos piensan que el envío de documentos al extranjero es algo muy difícil, lo que no es cierto. Por supuesto, se deben tomar algunas precauciones para garantizar que el documento llegue con seguridad al destinatario, pero, con algunos consejos, lograrás hacer todo bien y evitarás problemas.

Cómo facilitar el envío de documentos al extranjero

Precauciones antes de empezar


Antes de empezar todo el trámite, es importante que estés seguro de que algunos datos están correctos. Esas informaciones son esenciales para garantizar la eficiencia del envío.

Informaciones de contacto: puede ser que la empresa que enviará el documento necesite comunicarse contigo o con el destinatario. Por esto, verifica si todas las informaciones de contacto están correctas;

Descripción de los documentos: es importante describir el contenido que se enviará. Esos detalles reducen el riesgo de que la entrega se interrumpa por cualquier motivo;

Valor de los bienes: incluye el monto total de los bienes que se enviarán, además del importe de cada artículo para facilitar el cálculo de los impuestos y las tasas que deben pagarse. Debes agregar el valor aproximado de los artículos, aunque el envío no implique cualquier tipo de venta.

Trámite de envío de documentos


El envío de documentos al extranjero se lleva a cabo con algunas diferencias de acuerdo con la empresa elegida para el servicio. Aun así, las recomendaciones son parecidas y te ayudarán a hacer todo correctamente.

Verifica cuáles son los reglamentos del país de destino: algunos países poseen restricciones en cuanto a la recepción de documentos u otros artículos. Antes de enviar cualquier cosa, verifica si el país posee algún tipo de restricción que pueda causar problemas y cumple todas sus exigencias. Por ejemplo, los documentos que deban ser enviados a Siria, Irán y Corea del Norte deben acompañar un documento de sanciones, una garantía y una carta de exención;

Protege bien los documentos: por supuesto, no quieres tomar todas las precauciones legales necesarias para que el documento llegue doblado o dañado de cualquier forma. Pon los documentos en un sobre bien protegido. No ahorres en la compra de un sobre, ya que cualquier pérdida seguramente será mucho peor;

Cerciórate de los plazos de envío: algunas empresas ofrecen distintos tipos de envío que, consecuentemente, tienen plazos de entrega diferentes. Si no estás apurado de tiempo para el envío, la mejor opción es elegir la forma más barata, ya que así no gastarás más por las puras. Si necesitas que el documento llegue rápido, no pierdas el tiempo y elige los tipos de envío más rápidos, aunque tengas que pagar un poco más por ellos;

Ojo con festivos, huelgas y otras fechas conmemorativas: todavía con relación a los plazos, no te olvides de que cada país tiene sus propios festivos, lo que puede retrasar tu paquete. Además, hay otros factores que no pueden predecirse, como huelgas u otros problemas. Por esto, siempre elige una forma de envío que posibilite la recepción del documento con alguna antelación;

Siempre informa el código postal de destino:
el código postal, que puede ser conocido como ZIP code u otros nombres según cada país, es una información muy importante que debe figurar en el sobre. El no incluir el código postal puede provocar la demora del envío de documentos al extranjero o hacer que pierdas la garantía de plazo, en caso de que la empresa te la haya ofrecido;

Verifica el peso y las dimensiones máximas permitidas: cada empresa tiene reglas distintas con relación al tamaño y al peso de los documentos. Verifica cuáles son tales reglas y cúmplelas. En su caso, divide los documentos en más de un envío;

Ten cuidado con lo que vas a enviar: algunos artículos no pueden ser enviados como documentos al extranjero, como tarjetas con contraseñas, cheques o dinero en efectivo que sea una moneda en circulación.

¿Qué se debe hacer con el documento?


Algunos trámites deben llevarse a cabo según la finalidad del documento enviado. Si vas a enviar un documento a un familiar o amigo, sólo como recuerdo o para que lo guarde, no es necesario que hagas algo especial.

Pero, si el documento debe ser utilizado a efectos legales, como por colegios o universidades, hay que hacerlo pasar por el trámite de traducción jurada. Este procedimiento, también conocido como traducción pública, se lleva a cabo para que el documento también valga en otro país y debe realizarse por traductores jurados que estén matriculados en el registro mercantil del estado, de la provincia o del departamento donde viven.

Algunos de los documentos que suelen exigir la traducción jurada son partidas de nacimiento, matrimonio o defunción; licencias de conducir; certificados, diplomas y expedientes académicos; pasaportes; contratos y otros.

Documentos como prospectos, disertaciones, tesis y trabajos de grado tal vez necesiten pasar por la traducción técnica, que puede ser jurada o no, según la necesidad de que sea legalmente válida. Las traducciones técnicas abarcan varias áreas de especialización, como farmacéutica, jurídica, médica, automovilística, mecánica, química, mercadotécnica y otras, además de manuales técnicos, patentes y licitaciones.

Las traducciones técnicas deben ser realizadas solamente por profesionales que dominen tanto el idioma como el tema en cuestión, ya que hay que conocer la terminología de cada sector, además de aspectos culturales del país de destino de la traducción, para cerciorarse de que el documento traducido puede ser comprendido perfectamente por cualquiera que hable el idioma o viva en el país.

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