Como facilitar o envio de documentos ao exterior?

Precisa enviar algum documento para outro país? Confira algumas dicas para que o envio de documentos ao exterior fique mais fácil

Envio de documentos ao exterior

Muitas pessoas pensam que o envio de documentos para o exterior é uma coisa muito difícil, o que não é verdade. É claro que alguns cuidados devem ser tomados para garantir que o documento chegue em segurança ao destinatário, mas com algumas dicas você conseguirá fazer tudo direitinho e evitará problemas.

Cuidados antes de começar o envio dos documentos

Antes de iniciar todo o processo, é importante que você tenha certeza de que alguns dados estão corretos. Essas informações são essenciais para garantir a eficiência do envio.

Informações de contato: pode ser que a empresa que fará o envio do documento precise entrar em contato com você ou com o destinatário. Por isso, cheque se todas as informações de contato estão corretas.

Descrição dos documentos: é importante descrever o conteúdo que será enviado. Esses detalhes reduzem o risco de que a entrega fique parada por qualquer motivo.

Valor dos bens: inclua o valor geral dos bens que serão enviados e também de item a item, de modo a facilitar o cálculo dos impostos e taxas que devem ser pagas. Você deve colocar o valor aproximado dos itens, ainda que o envio não envolva nenhum tipo de venda.

Processo de envio dos documentos ao exterior


O envio de documentos ao exterior é feito com algumas diferenças de acordo com a empresa escolhida para o serviço. Ainda assim, as recomendações são similares e te ajudarão a fazer tudo da maneira correta.

Verifique quais são as regulamentações do país de recebimento:

Alguns países possuem restrições quanto ao recebimento de documentos ou de outros itens. Antes de fazer o envio, pesquise se o país possui qualquer tipo de restrição que possa te causar problemas e atenda a todas as suas exigências. Documentos que precisem ser enviados a Síria, Irã e Coreia do Norte, por exemplo, precisam ser acompanhados de um documento de sanções, garantia e carta de isenção.

Acondicione os documentos adequadamente:

É claro que você não quer tomar todos os cuidados legais necessários para que o documento chegue amassado ou danificado de qualquer outra forma. Coloque os documentos em um envelope bem protegido. Não queira economizar na compra de um envelope, pois qualquer prejuízo com certeza será muito maior.

Certifique-se dos prazos de envio:

Algumas empresas oferecem diferentes tipos de envio que, consequentemente, têm diferentes prazos de entrega. Se você não tiver pressa para o envio, a melhor opção é escolher a forma mais barata, pois assim você não gastará mais à toa. Se precisar que o documento chegue logo, não perca tempo e escolha os tipos de envio mais rápidos, mesmo que você tenha que pagar um pouco mais por eles.

Se atente aos feriados, greves e outras datas comemorativas:

Ainda com relação aos prazos, não esqueça de que cada país tem seus próprios feriados, o que pode atrasar sua encomenda. Além disso, há outros fatores que não podem ser previstos, como greves ou outros problemas. Por isso, sempre escolha uma forma de envio que possibilite o recebimento do documento com alguma antecedência.

Sempre informe o CEP de destino:

O CEP, que pode ser conhecido por zip code ou por outros nomes de acordo com cada país, é uma informação muito importante e que deve estar em seu envelope. Não colocar o CEP pode acarretar em atraso no envio de documentos ao exterior ou fazer com que você perca a garantia de prazo, caso ela tenha sido oferecida pela empresa.

Veja qual é o peso e as dimensões máximas permitidas:

Cada empresa tem diferentes regras de tamanho e peso dos documentos. Confira quais são essas regras e respeite-as. Se for o caso, divida os documentos em mais de um envio.

Cuidado com o que você vai enviar:

Há alguns itens que não podem ser enviados pelo envio de documentos ao exterior, como cartões com senhas, cheques ou dinheiro em espécie que sejam uma moeda corrente.

O que deve ser feito com o documento?

Alguns procedimentos devem ser feitos de acordo com a finalidade do documento enviado. Se você for enviar um documento para um parente ou amigo, apenas como recordação ou para ele guardar, não é necessário fazer nada de especial.

Porém, caso o documento precise ser utilizado para fins legais, como por escolas ou faculdades, é preciso que ele passe pelo processo de tradução juramentada. Esse procedimento, também conhecido como tradução pública, é feito para que o documento também tenha validade no outro país e deve ser feito por tradutores juramentados que sejam registrados na Junta Comercial do Estado onde moram.

Alguns dos documentos que geralmente precisam da tradução juramentada são certidões de nascimento, casamento ou óbito, carteiras de habilitação, certificados, diplomas e históricos escolares, passaportes, contratos e outros.

Documentos como bulas, dissertações, teses e trabalhos de conclusão de curso (TCC) podem precisar passar pela tradução técnica, que pode ou não ser juramentada, de acordo com a necessidade de que ela seja legalmente válida.

As traduções técnicas englobam várias áreas de especialização, como farmacêutica, jurídica, médica, automobilística, mecânica, química, marketing e outras, bem como manuais técnicos, patentes e licitações.

As traduções técnicas devem ser feitas apenas por profissionais que tenham tanto o domínio do idioma quanto do assunto tratado, já que é preciso conhecer a terminologia de cada setor, além de aspectos culturais do país de destino da tradução, de modo a garantir que o documento traduzido possa ser perfeitamente compreendido por qualquer pessoa que fale aquele idioma ou more no país.

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